Déplacement par nécessité de service : L’ordre de mission obligatoire

Tout déplacement effectué pour les besoins du service, quel que soit son objet, doit donner lieu à un ordre de mission validé par votre employeur.  Une invitation ou une convocation ou changement d’affectation, quelle que soit sa forme (lettre, courriel, téléphone, oralement) par une autorité fonctionnelle (chef d’établissement d’affectation coordonnateur PIAL…) ne dispense pas de cette validation préalable avant l’exécution de votre mission.

A QUOI SERT-IL ?

A S’ABSENTER DE SA STRUCTURE POUR ACCOMPLIR UNE MISSION QUE SEUL VOTRE EMPLOYEUR PEUT VOUS IMPOSER OU VOUS IMPOSE (un simple déplacement extérieur à votre structure comme une sortie scolaire ou entre établissement d’affectation est une mission).

 L’ordre de mission, qu’il soit avec ou sans frais, est un document primordial établi dans votre intérêt. Il s’agit un document contractuel pour l’agent AESH.

Tout déplacement sans ordre de mission préalable est un déplacement privé. Seul l’ordre de mission permet d’effectuer un déplacement sur le temps de service et de bénéficier du régime protecteur des accidents du travail.

 Il constituera aussi une preuve justificative indispensable de la durée du temps de déplacement à tenir compte dans la cadre de votre planning horaire hebdomadaire (temps de service fixe)

Un ordre de mission permanent (pour une année ou une période donnée seulement) peut être établi pour les missions de proximité, répétitives (hebdomadaire ou quotidienne), ou entrant dans un cadre cyclique. Il doit toujours être établi avant le début des activités.

QUE DOIT-CONTENIR  l’ordre de mission ?

Les ordres de mission ont généralement un modèle pré-établi à réclamer auprès soit de l’employeur, soit du chef d’établissement d’affectation initiale, soit du coordonnateur PIAL

Ce document doit être établi et signé par l’Employeur  avant le début de la mission, C’est une pièce comptable qui comprend 2 volets:

Le premier volet précise :

1. L’objet  de la mission

2. Le lieu de départ

3. Le lieu d’arrivée

4. La date des déplacements

5. La durée de la mission

6. Les moyens de transport autorisés

7. La résidence administrative et la résidence personnelle de l’intéressé

8. Les horaires prévisibles de départ et de retour

9 Récupération ou non des heures

Le deuxième volet de l’ordre de mission est appelé « ESTIMATION DE FRAIS »

Il indique une estimation des frais à rembourser au vu des renseignements connus à la date de l’établissement de l’ordre de mission. (L’estimation des frais génère un engagement à réserver sur le budget des crédits, permettant le remboursement des indemnités et frais.

L’ETAT des FRAIS

C’est un document comptable postérieur (à la suite) de la mission, synthétisant les montants exacts à vous rembourser  et le coût final du transport.

Il doit être signé par votre employeur (ou délégataire) , ainsi que par vous même

Il doit préciser :

1. Les horaires exacts et effectifs de départ et de retour mission

2. Le montant des indemnités qui vous sont dues

3. Le montant des frais engagés par vous-même et ceux pris en charge par l’établissement

4. Le montant total à rembourser.

Il doit être accompagné de toutes les pièces justificatives des frais engagés.

Dans tous les cas :

L’invitation ou la convocation

 Un RIB/RIP du missionné

L’ordre de mission signé par l’employeur et vous-même

L’état de frais signé par l’employeur et vous-même

Tous les justificatifs des frais

Cas particulier ( si utilisation du véhicule personnel )

une autorisation établie signée par l’employeur

une autorisation d’absence

Une Copie de la carte grise pour remboursements kilométriques

Une Copie de l’attestation d’assurance

Un Contrôle technique à jour

Un Permis de conduire valide

REFERENCE JURIDIQUE A CONNAITRE

circulaire n° 2015-228 du 13-1-2016 relative  Indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils relevant des ministères chargés de l’éducation nationale

Ouverture des droits à indemnisation des frais occasionnés par les déplacements temporaires (missions, intérims, stages de formation)

Tout déplacement  accompli par un agent pour assurer son service, hors des communes de sa résidence administrative et de sa résidence familiale, donne lieu à la prise en charge des frais de transport induits par ce déplacement et à l’attribution, le cas échéant, d’indemnités destinées à compenser les frais de repas et d’hébergement de l’intéressé 

Ces déplacements peuvent correspondre à des missions ponctuelles, à des déplacements réguliers  qui constituent une forme particulière de mission ou à des intérims. Ils sont alors gérés dans l’application dématérialisée Chorus – DT . Les réunions tenues à la demande de l’administration pour l’exécution du service, hors des communes de résidence administrative et familiale des personnels concernés, constituent des missions ouvrant droit à indemnisation de frais de déplacement .

Ces déplacements peuvent également correspondre à des stages ou actions de formation, initiale ou continue, organisés par l’administration ou à son initiative. Ils sont alors gérés dans l’application dématérialisée Gaia. Les conférences ou animations pédagogiques auxquelles les personnels enseignants sont tenus de participer, dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, constituent des actions de formation continue qui ouvrent droit à l’indemnisation de frais de transport et à l’attribution d’indemnités forfaitaires de mission  dès lors qu’elles ont lieu hors des communes de résidence administrative et familiale des intéressés.

Dans la mesure où le fait générateur de l’indemnisation est constitué par le déplacement, pour les besoins du service, hors des communes de résidence administrative et de résidence familiale de l’agent, le trajet pris en compte peut avoir pour origine et/ou pour destination, soit la résidence administrative, soit la commune de résidence familiale. Pour des raisons d’ordre pratique, il est donc possible d’indemniser le parcours effectué par l’agent entre la commune de sa résidence familiale et le lieu du déplacement , dès lors qu’il n’exerce aucune fonction, le jour du déplacement, dans la commune de sa résidence administrative. Le choix des résidences à prendre en compte pour l’indemnisation doit s’effectuer avant le départ de l’agent et l’indemnisation doit correspondre au trajet qu’il a effectivement accompli. Enfin, pour les personnels qui effectuent régulièrement le même trajet et qui se rendent directement de la commune de leur résidence familiale vers celle dans laquelle ils effectuent leur déplacement (et inversement), par exemple pour accomplir un complément de service ou un remplacement, l’indemnisation des frais au titre des dispositions du décret du 3 juillet 2006 exclut, pour ce même trajet, toute prise en charge partielle du prix des titres d’abonnement au titre des dispositions du décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 .

Agents affectés en service partagé entre deux ou plusieurs établissements  situés dans des communes différentes (…)

 Agents affectés en service partagé

Les personnels, titulaires ou non titulaires, employés à temps plein ou à temps partiel, qui complètent leur service dans un ou plusieurs établissements ou écoles situés dans une commune autre que celle de leur résidence administrative, sont indemnisés de leurs frais de transport et de repas pour toute journée durant laquelle ils interviennent ainsi, en totalité ou en partie, hors des communes de leur résidence administrative et de leur résidence familiale, dans les conditions prévues à l’article 14 de l’arrêté du 20 décembre 2013.

La résidence administrative de ces personnels affectés en service partagé correspond à la commune d’implantation de l’établissement dans lequel ils assurent la plus grande part de leurs obligations de service, ou, lorsqu’ils exercent leurs fonctions à part égale dans deux établissements, à la commune d’implantation de leur établissement de rattachement administratif. Les agents ainsi affectés en service partagé (et notamment les agents non titulaires) doivent être indemnisés de leurs frais de déplacement, même si la durée de leur affectation en service partagé est inférieure à l’année scolaire.

Indemnisation des frais de transport

Deux déplacements successifs vers deux lieux différents peuvent faire l’objet d’un seul ordre de mission ou de deux ordres de mission différents, mais l’indemnisation des frais de transport engagés par l’agent doit correspondre à l’ensemble du trajet qu’il a effectivement accompli et non à un trajet partiel ou plus court qui s’avérerait fictif.

 Utilisation du véhicule personnel

L’autorisation d’utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service est obligatoire dès lors qu’aucun moyen de transport public de voyageurs n’est adapté au déplacement considéré. . Dans ce cas, l’indemnisation s’effectue sur la base des indemnités kilométriques  ainsi que précisé à l’article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2013.

Conformément aux dispositions du même article 5, l’agent qui souhaite utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service, pour convenances personnelles, doit néanmoins solliciter l’autorisation préalable de l’autorité qui ordonne le déplacement. Il est indemnisé sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux.

Dans tous les cas, l’agent qui sollicite l’autorisation d’utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service doit avoir souscrit au préalable une police d’assurance garantissant d’une manière illimitée sa responsabilité au titre de tous les dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles .

La délivrance de l’autorisation d’utiliser un véhicule personnel pour les besoins du service doit permettre de vérifier que l’ensemble des conditions prévues à l’article 10 du décret du 3 juillet 2006 sont remplies et d’assurer à l’agent, en cas d’accident, les garanties prévues en cas d’accident de trajet

Usage contraint du véhicule personnel pour accomplir ses obligations de service

Ce qu’il faut entendre par usage contraint de véhicule personnel.

C’est la situation où, pour se rendre sur un lieu de travail à défaut de desserte en transport commun ou de temps imparti pour s’y rendre en transport en commun, vous n’auriez pas d’autre choix que d’utiliser un véhicule personnel pour accomplir vos obligations de service, hors mais aussi dans résidence administrative.

Or, un employeur ne peut pas vous imposer l’usage de votre véhicule personnel pour un déplacement lors d’une mission. Et vous êtes en droit de refuser l’exécution d’une mission impliquant un déplacement par usage contraint de votre véhicule personnel. il appartient au seul employeur de vous désigner le mode de transport adapté et raisonnable pour effectuer ce déplacement.

Si faute de délai suffisant pour se déplacer et accomplir vos obligations de service et seulement si, votre employeur vous a impose par écrit l’usage de votre véhicule personnel pour des déplacements dans ou hors résidence administrative, il a obligation de remboursement des frais de déplacement

décision du tribunal administratif de Poitiers n° 1102362 du 6 février 2012

« le chef de service doit, d’une part, autoriser le déplacement, ce qu’il fait nécessairement en affectant l’agent à un service distinct de sa résidence administrative, et, d’autre part, le cas échéant, l’utilisation du véhicule personnel

que ces dispositions n’ont pas pour effet de limiter au tarif le moins onéreux le remboursement des frais de transport auquel les agents peuvent légalement prétendre lorsque, en raison de l’absence de desserte en transports en commun du lieu de leur déplacement ou de son caractère incompatible avec les obligations de service, ils sont dans l’obligation d’utiliser leur véhicule personnel

qu’en revanche, dans le cas où la desserte en transport en commun est assurée et compatible avec les obligations du service, ces dispositions imposent la prise en charge des frais de déplacement non pas sur la base des indemnités kilométriques mais sur celle du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux »

6 commentaires pour Déplacement par nécessité de service : L’ordre de mission obligatoire

  1. Vanessa David Crusson dit :

    Bonjour pour la création de mon emploi du temps selon les besoins d accompagnement des élèves ( 3 dans 3 établissements différents), il est nécessaire que je me déplace entre 2 établissements avec mon véhicule personnel au sein d’une même demi-journée ( récré de 10h). Jai donc réclamé un ordre de mission au chef PIAL afin de couvrir mes déplacements si accident. Dans mes souvenirs de lecture de ce site très instructif (merci) les AESH étaient seulement autorisés à se déplacer sur pause méridienne.On me dit qu’il n’est pas nécessaire de m’en faire un car ma fiche de poste indique les 3 affectations. Avez-vous un texte législatif à ce sujet ou ai-je mal interprété un précédent post?

    • briand0493 dit :

      Bonjour,
      En réponse à votre interrogation, « Avez-vous un texte législatif à ce sujet ou ai-je mal interprété un précédent post? »
      Vous n’avez pas mal interprété le post précédent. En cas de déplacement professionnel entre 2 établissements d’affectation se déroulant matin ou AM, même si le CDD indique ces 3 établissements d’affectation, l’ordre de mission (permanent ou non) de votre employeur est obligatoire, surtout si vous êtes amené à utiliser votre véhicule personnel, par contrainte. Seul un déplacement effectué sur temps méridien échappe à cette règle.
      Si votre employeur DDEN n’estime pas nécessaire cet ordre de mission déplacement professionnel accompli entre 2 établissement scolaire le matin ou l’AM, c’est par volonté de ne pas assurer la prise en charge financière de vos frais de déplacement accompli en voiture personnel et une volonté de ne pas vous couvrir en cas d’accident sur ce trajet.
      Encore une fois, nous vous invitons à refuser d’effectuer un déplacement professionnel entre 2 établissements scolaires le matin ou l’AM sans ordre de mission écrit assurant la couverture des frais et couverture accident par l’employeur par usage contraint de véhicule personnel.

  2. Platin dit :

    Bonjour je suis aesh dans 2 écoles situées à 18km et 22 km de mon domicile …je reste donc sur place entre midi et deux…comment se faire rembourser les frais de déplacement et les repas ? Et quels sont les barèmes ? Merci

    • briand0493 dit :

      Bonjour,
      En réponse à votre interrogation, « …comment se faire rembourser les frais de déplacement et les repas ? » et suivante « Et quels sont les barèmes ? »
      Vous decouvrez les charmes des doubles affectations
      Les déplacements domicile-travail s’effectuant sur temps méridien ne font pas l’objet de remboursement de frais de déplacement
      Les déplacements entre 2 établissements scolaires d’affectation s’effectuant sur temps méridien ne font pas l’objet de remboursement de frais de déplacement et de repas.

      L’interruption ou pause méridienne n’est pas comptabilisée dans le temps de travail effectif lorsque l’agent AESH peut s’absenter de son lieu de travail notamment pour déjeuner et vaquer librement à ses occupations.
      Cette pause sera décomptée en totalité dans le temps de travail effectif si l’agent AESH est tenu de rester à disposition de son employeur (via chef d’établissement scolaire) que ce soit pour effectuer un travail sur sa demande ou que ce soit pour exercer une activité d’accompagnement, à l’exclusion de toute autre considération, en particulier celle de la brièveté du travail ou activités exigées.

  3. Fabienne dit :

    Bonjour,
    Fabienne AESH 44, je travaille à 20km de chez moi.
    j’ai lu et relu la circulaire du mois de juin sur les frais de transport. A aucun moment il est écrit que les indemnités ne sont que si il y a deux lieux différents .

    3.6 Frais de déplacement
    La prise en charge des frais de déplacements des agents est obligatoire, dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, l’article 14 de l’arrêté du 20 décembre 2013 relatif à l’application du décret précité et la circulaire n° 2015-228 du 13 janvier 2016, dès lors qu’ils interviennent en dehors de leur résidence administrative ou personnelle.
    Le contrat précise la résidence administrative de l’AESH.
    Toutefois, constitue une seule et même commune, toute commune ainsi que celles limitrophes, desservies par des moyens de transports publics de voyageurs. Une commune, au sens administratif du terme, non reliée à ses communes limitrophes par des moyens de transport publics de voyageurs (en milieu rural par exemple), constitue en conséquence une commune, pour l’application du décret du 3 juillet 2006 et de l’arrêté du 20 décembre 2013.

    L’indemnisation des frais de transports est réalisée dans les conditions prévues pour les agents en mission (article 5 de l’arrêté du 20 décembre 2013 précité).

    Voilà …. on parle de résidence administrative ou PERSONNELLE .

    Qu’en est-il exactement ?
    Merci d’avance

    • briand0493 dit :

      Bonjour,
      En réponse à votre interrogation, « on parle de résidence administrative ou PERSONNELLE . Qu’en est-il exactement ? »
      La résidence personnelle est votre résidence familiale (ou domicile) d’où vous partez pour vous rendre au travail ou revenir du travail.
      LA résidence administrative désigne votre lieu de travail (établissement scolaire d’affectation). En cas d’affectation multiple (plusieurs établissements scolaires), l’indication sur votre contrat de la résidence administrative constitue le point de départ pour la prise en compte de vos déplacements professionnels et des remboursements des frais ou non.
      la résidence administrative est située géographiquement dans une commune mais, pour l’éducation nationale, la commune reste la commune de la résidence administrative + communes limitrophes et desservies par par un moyen transport (train, bus). Généralement, comme votre employeur s’arrange pour que la commune de votre résidence personnelle fasse partie de la commune de la résidence administrative + communes limitrophes et desservies par par un moyen transport (train, bus).Suite de quoi, pour ce faire rembourser de ses frais de déplacement professionnel à partir de la résidence personnelle, cela devient très âpre, parfois impossible.

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